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财务管理专家—袁伟红

我的工作经历、我的专业知识积累、我的生活......。

 
 
 

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关于我

我是一个管理专家,工作了23年了。其中在大学任教2年多,外资企业做高管5年,经营贸易公司1年,经营咨询公司15年。在这23年的事业生涯中还兼任各知名大学的客座教授,从实践中提取实战的管理理念,再把升华后的良好管理理念用在各种实践中去,同时利用教学、博客、文章、座谈、交友去交流、学习、传播。我爱好广泛,喜欢一切美的事物,是一个完美主义追求者,不管工作上、生活上都追求完美,所以有时觉得很累,但由于个性开朗,很快会把不愉快的事忘掉,喜欢交朋友,最喜欢工作.概括起来就是:贤妻、良母、工作狂!

[原创-袁伟红]科学、标准、适合的流程的作用  

2010-09-23 09:51:58|  分类: 流程管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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     在管理过程中,有标准而适合的流程非常重要,可以使每位员工做事有方法、有顺序、有标准、有目标、从而提高工作效率与工作操作中的内部控制(有专业人员控制数据、价格、质量、宏观与微观的掌控等),信息的收集为管理者做决策;很多民营企业都只的口头式的管理或有制度但没把制度做成流程来细化得不到很好的实施,或者实施过程中没有好的方法去控制,从而起不到良好的效果。

既然流程这么重要,让我们一起来对流程进一步认识吧!流程,流程其实就是“工作流转的过程”的缩写,这些工作需要多个部门,多个岗位的参与和配合,这些部门、岗位之间会有工作的承接、流转,因此流程也可以说是“跨部门、跨岗位工作流转的过程”。

1、是工作顺序-做一件事,从哪开始,到哪结束;
2、是工作方法-怎么完成这件事;
3、是工作标准-每人都是按此方法完成这件事;  
4、是信息传递-在审核、审批过程对此事的信息清晰;
5、是每个岗位要承担的责任-在审核、审批过程此岗位对此件事承担的责任;
科学、标准、适合的流程的作用:

  一、科学、标准、适合的流程首先是应该对管理制度在操作层面上的细化,是一个行为导引,指导员工如何办成一件事情,或者遇到问题如何处理,就像高速公路上的指示牌,为人指点迷津,有一点“用户手册”的味道。例如,很多新员工刚进公司的时候,不知道如何申请办公用品,电脑、网络有问题不知道找谁处理,公司的办公用品申请流程、设备申请流程就能指引员工,教员工一步步处理。  例如,固定资产如何报废;生产车间对生产过程中的存货如何盘点; 如何借支;如何报销业务费用。 

二、  科学、标准、适合的流程是可以描述相关部门和角色的权力和职责。因为流程里面都会有清晰的审批人(权力)和执行人(职责),这样就在操作层面明晰了相关部门的权力与职责的界限。  例如采购申请流程里,申请人的领导考虑申请人是不是工作需要,财务要评估申请人部门有没有预算,是否在预算范围之内,技术部要评估所要采购的设备的质量是否与生产相匹配。 
三、科学、标准、适合的流程具有防范风险的作用。公司规模大了之后,不再一味图快,而要稳健发展,防止内部风险给公司造成大的损失。这在财务部门体现的最明显,包括前面说的采购流程。实现这个作用最常见的方法就是增加控制环节,做一件事情,一定要N个环节审批,增加事情的透明度,同时用人海战术来降低可能的风险。银行等金融机构的流程十分典型。不是财务人员不理解为何有些业务也要财务批准?财务人员肩负着企业最大化的职责,对公司的每一笔收入、开支都要跟踪、控制,才是真正的起到开源、节流的作用。 例如:集团公司的车辆调入子公司使用之事,并所有权转移,那么请问此事是否要通知财务呢? 

四、科学、标准、适合的流程收集信息的作用。在走流程过程中每个岗位会对此件业务的信息进行收集,为将来的工作、战略、方案等做科学、合理的决策。

五、科学、标准、适合的流程可以起到业务技术、质量标准的控制。例如:有家民营企业,就因为没有标准的流程,在物资申购时没有找专业的技术人员审核物资的规格、型号、质量要求的控制,后来买回的物资根本就用不上,浪费了大量的物资成本。又例如:某民营企业在申购固定资产时只有找制造中心的总监与总经理审核、审批,没有找设备工程师审核,买回来的设备安装后根本就用不上,给公司造成了很大的损失,这些例子在许多企业经常有发生,都是因为没有制定科学、标准、适合的流程造成的损失。

六、科学、标准、适合的流程可以减少企业团队的内耗与矛盾。当办某件事情的争议时,员工之间、中层管理之间、高层管理之间甚至股东之间都会因为没有办事的标准而产生矛盾。例如某企业的客户服务部经理通知物流车间主任装货,传递给物洲车间的主任的单据是“物资出库清单”,而物流程车间的主任不愿意装货,他说:“此单是对仓库的,而不对物流车间的,我凭什么要给你装货物呢?”客户服务部经理说:“反正你按单据上面的物资名称、编号、数量等装货就行了,不会造成任何损失!”一个不愿意装货,一个急着要出货,始终达成不一致,后来只好找到公司的管理专家理论,管理专家叫客户服务部经理把“物资出库清单”的表条改为“物资装车通知单”就这样解决了部门之间的内部矛盾,所以说制定标准的流程、单据、审核、审批权限太重要了,只要完善科学的、适合的、标准的流程每个人办事都会清晰化、标准化。

七、科学、标准、适合的流程可以节约成本、费用的产生与收入的及时准确的收回,起到财务的事前、事中、事后控制。例如在流程过程中设置相对应的岗位对此业务进行全程控制就可以达到此效果。

八、科学、标准、适合的流程可以使企业的内部牵制制度得到更好的发挥。例如在制定流程时考虑商场管理人员一个收钱、一个开单,商场主管或店长监督;又例如制定流程时考虑出纳收现金、会计开“收款收据”;又例如制定流程过程中考虑仓管管物资不管账务等等。

九、科学、标准、适合的流程可以使每一位公司员工做事清晰、有标准、有目标减少企业内部的内耗。例如公司的每一位员工都知道申请办公用品应该走什么流程、费用报销应走什么流程,对每做一件事都非常清晰,这样会工作得非常舒心,不会迷惘。

十、科学、标准、适合的流程可以提高每件事的工作效率及管理人员的责任感,使岗位职责更加清晰化。例如“物资申购流程的审核、审批”采购员会知道我只要照单买货就行了,物控员知道自己肩负着对物资数量负责的重任,会关心物资的最高库存量与最低库存量;技术质量部的人知道自己的职责是对申购物资的质量标准、型号、规格负责,部门主管知道自己会全过程中的任何细节都要关心、对行政职务上对此事负全责。

在企业管理中科学的制度与科学的、标准的、适合的流程太重要了。其实不管是小型企业、中型企业的大型企业都是非常重要的,只是小企业人少,生产的危害会稍少一点而已,而又因为企业在起步阶段人才不齐备,往往一个管理人员可以身兼数职,管理人员又不多,所以企业领导人可以掌控很多事,所以不建立科学、标准、适合的流程其损失会少,希望朋友们读了这篇文章可以得到一点启示,完善好企业的制度与流程,这样会使大家的企业真正的做大、做强。

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